Anak laki-laki dianggap mulai dewasa setelah mengalami mimpi yang mengharuskannya mandi. Lalu bagaimana dengan organisasi?
Bagi instansi pemerintah yang berstatus BLU, ada instrumen dari Kementerian Keuangan untuk mengukur kedewasaan atau kematangan tata kelola dan kinerja organisasi yang disebut maturity rating atau Matrat BLU.
Instrumen tersebut meliputi 6 aspek yang masing-masing aspek memiliki indikator, masing-masing indikator memiliki level dan masing-masing level memiliki daftar dokumen yang harus dipenuhi.
Tiap instansi BLU harus melaporkan dokumen-dokumen tersebut melalui aplikasi BIOS Kemenkeu dan dari sana akan muncul skor kematangan mulai dari 1 – 5. 1 artinya BLU masih pemula dan perlu dibina, 5 artinya BLU sudah matang dan bisa menjadi rujukan bagi lainnya.
Yang menjadi kendala bagi banyak instansi adalah mengumpulkan dokumen-dokumen yang sumbernya lintas unit kerja di internal instansinya. Kendala ini juga dialami kampus tempatku bekerja dan atas dasar itulah sejak beberapa minggu kemarin aku diminta untuk mengembangkan aplikasi yang mempermudah pengumpulan dokumen tadi.
Pengembangan aplikasi aku mulai dengan meminjam login pengisian data pada aplikasi BIOS Kemenkeu untuk mendapat gambaran alur kerja sistem serta detail data yang dibutuhkan. Selain itu aku juga membaca pedoman aplikasi yang tersedia serta berkoordinasi dengan tim BLU untuk memahami cara kerja manual yang saat ini mereka lakukan.
Pada tahap analisa ini aku mencoba melihat kebutuhan sistem dari 3 sudut pandang: sebagai tim BLU, sebagai operator unit dan sebagai pimpinan. Dari sana akhirnya tergambar kebutuhan masing-masing tipe pengguna beserta kesulitannya.
Beberapa kesulitan tersebut misalnya: tim BLU yang kesulitan memetakan penanggung jawab data, operator unit yang bingung menyusun laporannya seperti apa, serta pimpinan yang kesulitan mengontrol sudah berapa dokumen yang terkumpul, indikator mana yang masih kosong dan perkiraan level maturity yang akan bisa dicapai.
Kalau semua proses itu hanya mengandalkan Excel, Google Drive dan Grup Whatsapp saja, tentu masih bisa dilakukan. Hanya saja effortnya lebih besar, waktunya lebih lama dan kemungkinan dokumen tercecer juga lebih terbuka lebar.
Setelah beberapa minggu pengerjaan, aplikasi versi pertama sudah selesai dan sudah bisa dipakai. Dari aplikasi internal ini, tim BLU selanjutnya tinggal memindah data yang telah terkumpul ke aplikasi BIOS Kemenkeu. Mindah datanya memang masih harus manual karena belum tersedia API dari aplikasi BIOS-nya yang memungkinkan kita untuk sinkron data.
Untuk pengembangan selanjutnya sebenarnya juga sudah ada gambaran, utamanya terkait fitur-fitur laporan yang bisa memberi gambaran lebih pada pimpinan tentang posisi maturity sekarang, evaluasi area yang perlu diperbaiki, serta prediksi capaian periode berikutnya. Tapi ide tersebut sementara masih disimpan dalam catatan karena sudah harus mengerjakan aplikasi lainnya.
Maturity BLU adalah sesuatu yang terhitung baru buatku. Aku kira aplikasi serupa pasti juga dibutuhkan instansi-instansi BLU lainnya apalagi bagi yang baru beralih status dari Satker ke BLU.
Bagi yang sudah punya pengalaman atau mungkin baru memulai, mungkin kita bisa bertukar cerita. Siapa tahu dari obrolan sederhana bisa lahir solusi yang lebih memudahkan pekerjaan sekaligus meningkatkan level kematangan instansi BLU kita.
0 Comments